Školení TCO: spočítat a obhájit celkové náklady

Nejlevnější nabídka vyhrála. Účet za ni pak chodí roky a nikdo si ho s tím rozhodnutím už nespojí.

Nezávazná poptávka Co se probírá ↓

Formát: 1 den u vás
Pro koho: Nákup, investice, IT
Skupina: Do 12 lidí
Jazyk: CZ / EN

Jan Vašek u plátna s tabulkou Simulace finančního dopadu, plný sál účastníků školení — Blok o finančním dopadu výběru. Na plátně tabulka Simulace finančního dopadu s čísly, sál počítá spolu s lektorem.

Kdy tohle školení dává smysl

Tendr vyhrála nejlevnější nabídka. Servis, spotřební materiál a odstávky se do rozhodnutí nepočítaly — a účet za ně chodí dál.
Nákupčí má v cíli úsporu proti ceně na faktuře. Za náklady, které vzniknou později, ho nikdo nehodnotí.
Na komisi padne otázka „proč nebereme to levnější“ a jediná odpověď zní „protože je to lepší“.
Model v Excelu existuje, ale každý si ho staví jinak. Dvě kategorie se nedají srovnat, protože každá počítá s něčím jiným.
Dodavatel dá nízkou cenu zařízení a vydělá na materiálu a servisu, které k němu jdou jen od něj. Ve chvíli podpisu to nikdo neviděl.
Výpočet by šel udělat, ale chybí data — údržba je nemá, dodavatel je nedá a nikdo si je ve smlouvě nevyžádal.

Kdy vám tohle školení nepomůže

Nakupujete převážně komodity a standardní materiál, kde po dodání nevzniká žádný další náklad. Tam je cena skoro celý příběh a modelovat životní cyklus je zbytečná práce.
Chcete hotovou firemní metodiku TCO sepsanou za vás. Tohle je školení, na kterém si tým model postaví a odzkouší, ne poradenská zakázka.
Hledáte kurz Excelu nebo zaškolení do nákupního systému. Počítá se v obyčejné tabulce a ovládání software se tu neučí.
Rozhodnutí u vás dělá někdo, kdo čísla vidět nechce. Model, který nikdo nechce číst, situaci nezmění a školení to nespraví.

Proč zrovna tohle

Cena na faktuře je jediné číslo, které má nákupčí k dispozici včas a bez práce. Všechno ostatní — instalace, spotřeba, náhradní díly, servisní zásahy, prostoje, likvidace — přijde později a obvykle do jiného rozpočtu než toho, na kterém se nákup měří. Proto se rozhoduje podle ceny i tam, kde pořizovací cena tvoří menší část toho, co zařízení nebo služba za svůj život stojí.

Vzorec pro TCO je na tomhle tématu ta snadná část. Těžké je sehnat data, když je údržba nemá a dodavatel je nechce dát, a pak výsledek obhájit proti kolegovi, který chce nejlevnější nabídku a má na to jednoduchý argument. Zhruba polovina programu je proto věnovaná sběru dat a obhajobě, ne odvození vzorce.

Počítá se na vašich nabídkách. Přineste dvě reálné, které teď leží na stole — na obecném příkladu se rozhodování o skutečné investici natrénovat nedá. Druhá skupina pak váš model oponuje a hledá, čím ho rozbít; stejně jako to udělá kolega z výroby nebo z financí.

Co se probírá

Osnova celodenní podoby. Delší program bloky prohloubí, kratší je zúží. Pořadí zůstává.

01
Proč cena na faktuře není náklad
30 min
- Kde náklady reálně vznikají: pořízení, instalace, provoz, údržba, prostoje, konec životnosti
- Proč je nákup měřený na ceně a co to dělá s rozhodováním
- Kdy TCO nedává smysl a stačí porovnat cenu — aby se nepočítalo všechno
02
Stavba modelu: co do něj patří a co ne
60 min
- Nákladové položky podle typu kategorie — stroj, IT, služba, spotřební materiál
- Doba, za kterou se počítá, a proč se určuje dřív než čísla
- Diskontování: kdy s ním počítat a kdy jen zamlží výsledek
- Předpoklady jako samostatný list — bez nich model neobhájíte
03
Data: odkud je vzít, když je nikdo nemá
45 min
- Co si vyžádat od dodavatele přímo v poptávce a jak ho k tomu zavázat ve smlouvě
- Interní zdroje: údržba, sklad, výroba, účetnictví — a proč vám je nedají hned
- Odhad s rozpětím místo prázdné buňky
- Citlivostní analýza: které tři položky výsledkem opravdu hýbou
04
Výpočet na vašich nabídkách
120 min
- Práce ve skupinách nad dvěma reálnými nabídkami, které teď máte na stole
- Za jak dlouho se pořadí nabídek obrátí — a jestli to spadne do doby, kdy zařízení ještě používáte
- Oponentura: druhá skupina hledá, čím model rozbít
05
Obhajoba interně
60 min
- Jedna stránka pro vedení — co na ní musí být a co ji naopak potopí
- Odpovědi na tři obvyklé námitky: „je to jen odhad“, „my to takhle nepočítáme“, „levnější je levnější“
- Převod rozdílu na dopad do zisku, aby vedení vidělo, o jak velké rozhodnutí jde
- Kdy naopak ustoupit — když jsou data slabá, model se neobhajuje
06
TCO v tendru a ve smlouvě
25 min
- Jak TCO promítnout do hodnoticích kritérií, aby se dalo spočítat a doložit každému uchazeči stejně
- Cenová doložka, indexace a servisní podmínky — tam se TCO vyhrává nebo prohrává
- Ověření po roce provozu: srovnání modelu se skutečností

Co bude tým dělat jinak

Vyjmenovat u vlastní kategorie nákladové položky, které na faktuře nejsou — instalace, spotřeba, servis, náhradní díly, prostoje, likvidace.
Určit dobu, za kterou se počítá, a napsat předpoklady na samostatný list, aby se daly před komisí přepnout a přepočítat.
Vyžádat si údaje pro výpočet už v poptávce a vědět, které z nich má dodavatel doložit.
Doplnit chybějící údaj odhadem s rozpětím a označit ho jako odhad, místo aby v tabulce zůstala prázdná buňka.
Srovnat dvě nabídky za dobu životnosti a najít bod, ve kterém se jejich pořadí obrací.
Zjistit citlivostní analýzou, které tři položky výsledkem opravdu hýbou, a soustředit dohadování na ně.
Shrnout výběr na jednu stránku pro vedení a převést rozdíl na dopad do zisku.
Nechat po sobě dohledatelný podklad: z jakých čísel se vycházelo a proti čemu se dá model po roce provozu porovnat.

Varianty dodání

Vybírá se podle toho, kde tým dnes je. Když si nejste jistí, probereme to před nabídkou.

Varianta	Rozsah	Komu sedí	Co je navíc
Základ	1 den	Tým, který dosud srovnával nabídky cenou na faktuře	Nákladové položky celého životního cyklu, sběr dat, výpočet na jedné vaší kategorii a jednostránková obhajoba pro vedení.
Investice a strategické kategorie	1–2 dny	Nákupčí u strojů, IT a víceletých služeb, kteří obhajují investice	Navíc diskontování, scénáře a citlivostní analýza, TCO jako hodnoticí kritérium v tendru a jeho promítnutí do smlouvy — cenová doložka, indexace, servisní podmínky.
Program s návaznou částí	2 dny + půldenní pokračování s odstupem	Nákupní oddělení, které chce TCO zavést jako standard, ne jako jednorázový kurz	Obě předchozí části. Mezi bloky tým spočítá vlastní kategorii, na pokračování se model oponuje a doladí do jedné firemní podoby.

Pro koho

Nákupčí u investic, strojů, IT a víceletých služeb, kde pořizovací cena není hlavní část nákladů
Kategorioví manažeři, kteří výběr obhajují před vedením nebo před komisí
Vedoucí nákupu, kteří chtějí v týmu jeden model TCO místo pěti různých Excelů
Lidé z techniky a údržby, kteří do výpočtu dodávají data o spotřebě, poruchovosti a servisu
Interní zadavatelé, kteří rozhodují o investici a chtějí rozumět tomu, co jim nákup předkládá

V jaké podobě

Celý den u vás ve firmě — základní podoba, výpočet na jedné vaší kategorii
Půlden pro vedení a zadavatele z jiných útvarů: proč TCO a co po nákupu chtít, bez počítání
Dva dny pro investice a strategické kategorie — scénáře, citlivostní analýza, TCO v tendru a ve smlouvě
Online v půldenních blocích, nebo kombinace: online výklad, prezenční počítání

Co je součástí

Před školením si s vámi vybereme kategorii a nabídky, na kterých se bude počítat
Tištěné materiály k programu a kontrolní seznam nákladových položek podle typu kategorie
Propočet jedné vaší kategorie, který si tým ze školení odnáší
Krátké shrnutí pro zadavatele: co se probralo a na čem má smysl pokračovat
Osvědčení o absolvování pro každého účastníka

Jak školení probíhá

Napíšete, o čem uvažujete — kategorie, počet lidí, termín, který se vám hodí.
Krátký hovor s lektorem: co konkrétně řešíte a jestli je TCO opravdu to, co vám pomůže.
Dostanete nabídku s rozsahem, osnovou a cenou. Osnova se před podpisem ještě upraví podle toho, co v hovoru vyjde.
Před školením vyberete dvě reálné nabídky, na kterých se bude počítat, a pošlete je lektorovi.
Školení u vás ve firmě. Stačí místnost, projektor, notebooky a klid na celý den.
Po školení dostanete krátké shrnutí a účastníci osvědčení.

Účastníci školení Nákupní kliniky v sále — Práce s účastníky na celodenním školení nákupu

Na čem to stojí

Materiál, ze kterého se na školení pracuje, si můžete projít předem. Všechno je veřejné.

Kdo školí

PhDr. Jan Vašek, MSc. et MSc., PhD, PGDip

Dělá nákup od roku 1998. Prošel cestu od commodity buyera po ředitele globálního nákupu ve Valeo, Toyotě, Inergy Automotive, Automotive Lighting a Swiss Krono, většinu té doby v zahraničí.

Vystudoval filologii a aplikovanou ekonomii v Olomouci, strategii a inovace na University of Oxford, Managing Corporate Performance na Cranfield University, kde získal i doktorát, a absolvoval Program for Leadership Development na Harvard Business School.

Učí od roku 2014. Do roku 2023 působil na MIAS Business School ČVUT, od té doby na VŠCHT Praha. Školení vede sám; nemá tým lektorů, který by program odškolil místo něj.

Podrobný profil lektora

Časté otázky

Kolik lidí se může zúčastnit?

Doporučená velikost skupiny je do 12 lidí. U výpočtu a oponentury je to strop, po kterém se na část lidí nedostane. Větší tým se dělí do dvou běhů.

Můžeme školení mít u nás ve firmě?

Ano, standardně se školí u vás. Stačí místnost, projektor, notebooky a klid na celý den.

Musíme umět pokročilý Excel nebo mít nějaký software?

Ne. Počítá se v tabulce, kterou zvládne každý, kdo umí sečíst sloupec. Žádný nákupní systém ani znalost financí navíc k tomu nepotřebujete.

Máme vlastní model TCO. Dává to ještě smysl?

Pak se školí na něm. Váš model pošlete předem, na školení se projde a doplní o položky, které v něm chybí. Nemá smysl zavádět druhý.

Čemu se na školení věnuje nejvíc času?

Vzorec je na tomhle tématu ta snadná část. Sběru dat a obhajobě výsledku proti kolegovi, který chce nejlevnější nabídku, je věnovaná zhruba polovina programu.

Jde to udělat online?

Ano, v půldenních blocích. Oponentura modelu ale funguje líp naživo, takže u dvoudenní verze doporučujeme aspoň jeden den prezenčně.

Kolik to stojí?

Cena vychází z délky, počtu účastníků, místa a toho, kolik přípravy nad vašimi kategoriemi si program vyžádá. Napište, o čem uvažujete, a dostanete konkrétní nabídku.

Poptat školení

Napište pár vět o tom, koho a proč chcete školit. Ozveme se s návrhem programu a cenou.

Nebo rovnou:

+420 777 900 959 info@nakupniklinika.cz

Uvažujete o školení u vás ve firmě?

Programy pro nákupní týmy. Každý se dá zkrátit, prodloužit nebo poskládat s dalším.