Školení hodnocení nabídek: kritéria, váhy a obhajitelný výběr dodavatele
Jak zvolit kritéria a váhy tak, aby se výběr dodavatele dal obhájit ještě za rok.
- Formát
- 1–2 dny, prezenčně nebo online
- Pro koho
- Nákup, hodnoticí komise, zadavatelé
- Skupina
- Do 12 lidí
- Jazyk
- CZ / EN
Kdy tohle školení dává smysl
- Váhy kritérií se doplňují až ve chvíli, kdy jsou nabídky na stole. Nikdo nahlas neřekne, že už ví, jak to dopadne.
- Kritérium „kvalita“ má vysokou váhu a nikdo v komisi neumí popsat, čím se liší hodnocení 6 a 8 bodů.
- Nejlevnější nabídka vyhrála, za rok se dokupovalo a celková cena skončila ze všech nejvyšší.
- Jedna extrémně nízká nabídka posune bodovací vzorec tak, že mezi zbylými dvěma přestane být rozdíl.
- Interní zákazník napíše zadání tak, že ho splní jediný dodavatel — ten, se kterým už mluvil.
- Neúspěšný uchazeč se ptá, proč prohrál, a v protokolu není napsané nic, co by se dalo poslat.
Kdy vám tohle školení nepomůže
- Nečekejte právní výklad zákona o zadávání veřejných zakázek. Paragrafy ani judikaturu ÚOHS tu nikdo vykládat nebude — to zůstává na vašem právníkovi.
- Když má tým rozhodovat výhradně podle nejnižší ceny a nemá jak to změnit, mine se většina dne účinkem.
- Není to školení nákupního softwaru. Nastavení e-aukčního nebo tendrového systému neučíme.
- Když hledáte hotovou metodiku k převzetí bez práce vlastního týmu, tohle nesedne. Celý den se počítá a přepisují se kritéria.
Proč zrovna tohle
Výběr dodavatele se málokdy pokazí ve chvíli, kdy se otevřou obálky. Pokazí se dřív — u kritérií opsaných z minulého řízení a u vah, které nikdo neschválil písemně. Při otevírání obálek už jen vyjde najevo, co bylo rozhodnuté předem.
Školení bere hodnocení jako řemeslo, ne jako formalitu. Volí se kritéria, počítají váhy a přepisují stupnice tak, aby dva lidé v komisi došli ke stejnému číslu. Kde jde o cenu, počítá se za celou dobu užívání, ne z první faktury.
Druhá polovina je o tom, co se kolem hodnocení odehrává. Interní zákazník, který má vybráno dřív, než se vypíše řízení. Dodavatel, který ladí nabídku na vzorec místo na potřebu. Nátlak na změnu vah poté, co jsou nabídky na stole.
Co se probírá
Osnova celodenní podoby. Delší program bloky prohloubí, kratší je zúží. Pořadí zůstává.
Kdy multikritéria pomáhají a kdy škodí
45 min
- Nejnižší cena, nebo ekonomická výhodnost: podle čeho se to rozhoduje a kdy nejpozději
- Kategorie, kde multikritéria jen zakryjí, že se stejně rozhoduje podle ceny
- Co stojí špatně zvolená kritéria: dokupování, spor s uchazečem, obhajoba před vedením
Volba kritérií
75 min
- Od potřeby ke kritériu: začíná se u toho, co má dodávka umět, ne u seznamu z minulého řízení
- Měřitelnost — čím se kritérium doloží a kdo doklad kontroluje
- Kritéria, která se překrývají a započítají totéž dvakrát
- Kolik kritérií komise unese, než začne rozhodovat od oka
Cena, váhy a bodovací vzorce
90 min
- Kdo váhy určuje, kdy — a proč to musí být hotové před otevřením nabídek
- Poměrové a lineární hodnocení ceny a co každé z nich udělá s pořadím
- Jedna extrémní nabídka, která posune škálu a smaže rozdíl mezi zbylými
- Co do ceny patří kromě pořízení: provoz, náhradní díly, přechod k jinému dodavateli, výstup ze vztahu
- Přepočet výsledku při jiných vahách — jak poznat, jestli je vítěz robustní
Subjektivní kritéria bez libovůle
60 min
- Kvalita, reference, nabízený tým: popis stupňů tak, aby dva hodnotitelé došli ke stejnému číslu
- Práce komise — nejdřív samostatné hodnocení, teprve pak společná diskuse
- Písemné zdůvodnění bodů se píše při hodnocení, ne až když se někdo zeptá
Manipulace a jak jí předejít
45 min
- Kritéria šitá na míru jednomu dodavateli: jak vypadají v textu zadání
- Střet zájmů v týmu i v komisi — co dělat s podezřením, když nemáte důkaz
- Nátlak na změnu vah po otevření nabídek — jak ho odmítnout, aniž si nákupčí udělá nepřítele
- Dodavatel, který ladí nabídku na vzorec místo na potřebu
Obhajoba výsledku
45 min
- Protokol o hodnocení: co v něm musí být, aby stačil za rok
- Odpověď neúspěšnému uchazeči, která nezaloží spor
- Rozhovor s interním zákazníkem, který chtěl jiného dodavatele
- Jak úspora v nákupu dopadá na zisk — počítá si ho každý ze svých čísel v kalkulačce pákového efektu
- Nácvik na vašem reálném zadání; citlivé údaje se předem začerní
Co bude tým dělat jinak
- Tým umí odůvodnit, jestli má jít o nejnižší cenu, nebo o multikritéria — a umí to napsat do zadání.
- Tým ví, proč mají být váhy schválené a zapsané dřív, než přijde první nabídka, a proč se s nimi po otevření nehýbe.
- U každého kritéria je napsané, čím se měří a kdo měření kontroluje. Slovo „kvalita“ samo o sobě do tabulky nejde.
- Tým pozná kritérium šité na míru jedinému dodavateli a umí pojmenovat, podle čeho to poznal.
- Tým umí spočítat, jak by řízení dopadlo při jiných vahách, a poznat, jestli je vítěz robustní, nebo náhodný.
- Nákupčí pozná, kdy bodovací vzorec deformuje jedna extrémní nabídka, a umí navrhnout, co s tím.
- Tým umí do hodnocení dostat cenu jako náklady za celou dobu užívání, ne jako částku z první faktury.
- Hodnotitelé umí popsat stupnici u subjektivního kritéria tak, aby dva lidé došli ke stejnému číslu.
- Tým umí napsat protokol o hodnocení, ze kterého se dá odpovědět neúspěšnému uchazeči i internímu auditu.
Varianty dodání
Vybírá se podle toho, kde tým dnes je. Když si nejste jistí, probereme to před nabídkou.
| Varianta | Rozsah | Komu sedí | Co je navíc |
|---|---|---|---|
| Základ | 1 den | Tým, který výběrová řízení dělá podle zvyku, protože žádnou psanou metodiku nemá | Kdy multikritéria použít, volba a měřitelnost kritérií, váhy, bodovací vzorce, protokol o hodnocení. |
| Pro hodnoticí komise a veřejné zadavatele | 1 den | Zadavatelé a členové komisí, kteří výběr musí ustát navenek | Důraz na subjektivní kritéria a popis stupnic, práci komise, dokumentaci rozhodnutí a odpověď neúspěšnému uchazeči. |
| Přestavba vašeho zadání | 2 dny | Nákup, který chce metodu zavést do praxe, ne si o ní jen poslechnout výklad | První den metoda, druhý den přestavba vašeho reálného zadání. Když má tým metodu skutečně zavést, dá se domluvit i navazující půlden, až první řízení podle nové metody proběhne. |
Pro koho
- Nákupčí a kategorioví manažeři, kteří výběrová řízení připravují a vyhodnocují
- Vedoucí nákupu, kteří výsledek podepisují a obhajují ho před vedením
- Referenti a specialisté veřejných zakázek, kteří hodnocení nastavují a musí ho ustát navenek
- Členové hodnoticích komisí z techniky, kvality, výroby a IT
- Interní zákazníci, kteří kritéria navrhují, ale nikdy je nepočítali
V jaké podobě
- Prezenčně u vás ve firmě
- Prezenčně mimo firmu, když má komise pracovat v klidu
- Online ve dvou půldnech
- Půlden pro vedení a interní zákazníky, kteří kritéria zadávají, ale hodnocení nedělají
Co je součástí
- Domluva před školením na tom, jakou kategorii a jaké zadání chcete probírat
- Cvičení postavená na řízeních, která váš tým skutečně vypisuje
- Přepočet vašeho dokončeného řízení při jiných vahách — pokud data můžou ven; jinak se pracuje na připraveném příkladu
- Tištěné materiály a kontrolní seznam před vypsáním řízení
- Hodnoticí tabulka, ve které se na školení počítá
- Osvědčení o absolvování na vyžádání
Jak školení probíhá
- Napíšete přes formulář, o čem uvažujete — kategorie, počet lidí, přibližný termín.
- Krátký hovor: co váš tým dnes hodnotí, kde to drhne a co má školení změnit.
- Dostanete návrh programu a nabídku. Program se upraví podle vašich připomínek.
- Sejdeme podklady — anonymizované zadání nebo dokončené řízení, na kterém se bude počítat.
- Školení u vás ve firmě, mimo ni, nebo online ve dvou půldnech.
- Po školení se domluvíme, jestli má smysl navazující půlden, až první řízení podle nové metody proběhne.
Na čem to stojí
Materiál, ze kterého se na školení pracuje, si můžete projít předem. Všechno je veřejné.
- Dodavatel filtrůJak vybírat dodavatele kritického komponentu? A co když nejlevnější není nejlepší a nejdražší nemusí být nutně bezpečnější?Případová studie
- Jsou tam ještě jiné zájmyCo dělat, když zjistíte, že někdo z vašich kolegů nebo dokonce šéf má skrytý zájem na výsledku tendru? 100milionový stroj, tři dodavatelé — a podezřele neprůhledný šéf.Případová studie
- Interní zákazník: když je všechno špatněJak přesvědčit kolegy ze stavebního odboru o nové metodě řízení cen, když je tahle metoda pro ně nepříjemná, a oni se cítí ohroženi ve své expertíze?Případová studie
- Kalkulačka úspora → ziskSpočítejte si na svých číslech, co udělá úspora v nákupu se ziskem. Stejný výpočet se používá v bloku o obhajobě výsledku.
- Řízení smluv: příručka pro contract managementCo přijde po podpisu — jak ohlídat, že vybraný dodavatel plní to, na čem stálo hodnocení.
Kdo školí
PhDr. Jan Vašek, MSc. et MSc., PhD, PGDip
Dělá nákup od roku 1998. Prošel cestu od commodity buyera po ředitele globálního nákupu ve Valeo, Toyotě, Inergy Automotive, Automotive Lighting a Swiss Krono, většinu té doby v zahraničí.
Vystudoval filologii a aplikovanou ekonomii v Olomouci, strategii a inovace na University of Oxford, Managing Corporate Performance na Cranfield University, kde získal i doktorát, a absolvoval Program for Leadership Development na Harvard Business School.
Učí od roku 2014. Do roku 2023 působil na MIAS Business School ČVUT, od té doby na VŠCHT Praha. Školení vede sám; nemá tým lektorů, který by program odškolil místo něj.
Časté otázky
Kolik nás může přijít?
Do 12 lidí. Pracuje se ve dvojicích a trojicích nad tabulkami a lektor musí obejít každou skupinu. Větší tým se dělí do dvou běhů.
Jak je školení dlouhé?
Základ je jeden den. Když má tým přestavět konkrétní zadání a odnést si ho do praxe, dává smysl druhý den. Navazující půlden po prvním řízení se dá domluvit zvlášť.
Můžeme mít školení u nás ve firmě? Nebo online?
Ano. Standardně jezdíme k vám do firmy — potřebujeme místnost, projektor a notebooky, protože část dne se počítá. Online varianta je ve dvou půldnech; diskuse komise nad subjektivními kritérii je ale prezenčně výrazně lepší, protože je to hádka o slova a ta se přes obrazovku vede špatně.
Jsme veřejný zadavatel. Sedne nám to?
Sedne, ale s jednou výhradou: tohle není právní výklad zákona o zadávání veřejných zakázek. Školení učí, jak zvolit kritéria, váhy a vzorce, aby výsledek dával smysl a šel obhájit. Právní posouzení konkrétního zadání zůstává na vašem právníkovi.
Čím se to liší od jiných školení k výběru dodavatele?
Tohle školení nekončí u volby kritérií. Jde do vah, do bodovacích vzorců a do situací, kdy někdo chce výsledek ohnout — a do toho, co s tím dělá nákupčí, který nemá pravomoc to zastavit.
Dostaneme materiály, se kterými se dá pracovat i po školení?
Ano. Tištěné materiály, kontrolní seznam před vypsáním řízení a hodnoticí tabulku, ve které se na školení počítá.
Kolik to stojí?
Cena vychází z délky, počtu účastníků, místa a toho, kolik přípravy nad vašimi případy si program vyžádá. Napište, o čem uvažujete, a dostanete konkrétní nabídku.
Poptat školení
Napište pár vět o tom, koho a proč chcete školit. Ozveme se s návrhem programu a cenou.
Nebo rovnou:
Uvažujete o školení u vás ve firmě?
Programy pro nákupní týmy. Každý se dá zkrátit, prodloužit nebo poskládat s dalším.
- Vyjednávání s dodavateliObchodníky trénují na vyjednávání jejich firmy. Tohle je školení pro druhou stranu stolu.
- TCO a celkové nákladyNejlevnější nabídka vyhrála. Účet za ni pak chodí roky a nikdo si ho s tím rozhodnutím už nespojí.
- Category managementRozřezat výdaje na kategorie, spočítat je a napsat ke každé plán, který má majitele a termín.
- Nákupní strategieNákup se buď měří vlivem na zisk, nebo počtem zpracovaných objednávek. Tohle školení je o tom prvním.
- AI v nákupuNe přehlídka nástrojů, ale práce na nákupních úlohách: co zadat AI, co ověřit a která data do ní nepatří.
- Vyjednávání s AIAI jako kritický oponent, simulovaná protistrana a pomocník pro přípravu, nácvik i vyhodnocení skutečných jednání.