Přeskočit na obsah

Školení category managementu pro nákupní tým

Rozřezat výdaje na kategorie, spočítat je a napsat ke každé plán, který má majitele a termín.

Nezávazná poptávkaCo se probírá ↓
Formát
2 dny prezenčně, nebo 2 + 2 dny s odstupem
Pro koho
Nákupní týmy, které zavádějí kategoriové řízení
Skupina
Do 12 lidí
Jazyk
CZ / EN
Lektor u plátna na školení Nákupní kliniky, na slidu případ z praxe Nákup elektřiny a plynu
Blok o kategoriích na školení Nákupní kliniky. Na plátně případ z praxe — nákup elektřiny a plynu, řeč je o objemech a počtu odběrných míst, tedy o tom, co se dá sdružit do jednoho zadání.

Kdy tohle školení dává smysl

  • Vedení se zeptá, kolik firma loni utratila za obaly. Odpověď se dohledává několik dní a stejně si jí nikdo není jistý.
  • Výdaje jsou v systému roztříděné podle účtů, ne podle toho, co se nakupuje.
  • Jeden dodavatel je založený čtyřikrát pod čtyřmi jmény a každý závod s ním má jinou cenu.
  • Kategorie má svého člověka, ale nemá napsanou strategii. Když člověk odejde, odejde i znalost.
  • Rámcová smlouva existuje, ale výroba objednává mimo ni a nikdo to nehlídá.
  • Nákup celý rok hasí požadavky. Na strategii se dostane v prosinci, když je rozpočet hotový.

Kdy vám tohle školení nepomůže

  • Pokud hledáte hotovou analýzu, kterou vám někdo spočítá a předá, tohle není ono — počítá si ji váš tým a stojí ho to čas.
  • Pokud potřebujete v nejbližších týdnech uzavřít jedno konkrétní vyjednávání, začněte jinde; kategoriové řízení se vyplácí v horizontu měsíců.
  • Pokud nákup nemá mandát měnit dodavatele ani specifikaci a rozhoduje se jinde, školení na tom nic nezmění.
  • Pokud chcete přehledovou přednášku pro velkou skupinu, řekněte to rovnou — tenhle program je pracovní a dělá se v malé skupině.

Proč zrovna tohle

Kategoriové řízení se v nákupu nezavádí přednáškou. Zavádí se tím, že si tým sedne nad vlastní export objednávek a zjistí, co v něm vlastně je: kolik dodavatelů, kolikrát je tentýž z nich založený, kde se výdaj rozpadá na sto malých faktur. Teprve nad tímhle obrázkem má smysl mluvit o tom, které kategorie stojí za práci a které ne.

Program proto většinu času nepřednáší, ale počítá a píše. Výklad je v něm proto, aby bylo co psát — Kraljicova matice se vyplňuje z vašich čísel, ne z ukázkového příkladu, a páka se volí podle toho, jak vypadá dodavatelský trh té konkrétní kategorie, ne podle obecného doporučení.

Druhá polovina práce je interní. Strategie kategorie nepadá nejčastěji na dodavateli, ale na konstruktérovi, který nepustí specifikaci, na výrobě, která objednává mimo smlouvu, a na controllingu, který vykázanou úsporu neuzná. Tyhle tři situace jsou v programu samostatné téma, protože bez nich zůstane napsaná strategie papírem.

Co se probírá

Osnova celodenní podoby. Delší program bloky prohloubí, kratší je zúží. Pořadí zůstává.

  1. Co je kategorie a proč jich nemá být sto

    60 min

    • Rozdíl mezi účetní strukturou, materiálovou skupinou a nákupní kategorií
    • Kritérium dělení: společný dodavatelský trh, ne společný sklad
    • Kolik kategorií tým reálně uřídí a co udělat se zbytkem
    • Kdo je majitel kategorie a o čem konkrétně rozhoduje

  2. Spend analýza z dat, která máte

    150 min

    • Odkud data vzít: ERP, faktury, objednávky, firemní karty — a čím se liší
    • Čištění: duplicitní dodavatelé, jednorázové položky, vnitropodnikové převody
    • Klasifikace výdajů, když ve firmě chybí jednotný číselník
    • Pareto, počet dodavatelů na kategorii, koncentrace, velikost tailu
    • Co z analýzy plyne pro pořadí práce na příští rok

  3. Segmentace: kam vložit čas

    120 min

    • Kraljicova matice vyplněná z vašich dat, ne z ukázkového příkladu
    • Analýza dodavatelského trhu: kolik je hráčů, kdo má sílu a proč
    • Náklady na změnu dodavatele a jak je zjistit dřív, než se do změny pustíte
    • Drobné a jednorázové výdaje (tail): konsolidace, katalog, nákupní karta, nebo nechat být

  4. Strategie kategorie na jednu stránku

    180 min

    • Struktura dokumentu, který se vejde na jednu stránku a obhájí se před vedením
    • Volba páky: sdružení objemu, změna specifikace, nový dodavatel, TCO, změna vztahu
    • TCO místo jednotkové ceny — co do něj u vaší kategorie patří a co ne
    • Cíl kategorie, způsob měření a kdo ho schvaluje
    • Nácvik: každý účastník píše strategii pro jednu svou skutečnou kategorii

  5. Obhajoba strategie a interní zákazník

    90 min

    • Jak strategii vysvětlit výrobě, technikům a kvalitě, když jim mění dodavatele
    • Co dělat, když specifikaci drží jeden konstruktér a nechce ji pustit
    • Nákup mimo smlouvu (maverick buying): proč vzniká a čím se dá zmenšit bez zákazů
    • Obhajoba čísel před controllingem — proti čemu se úspora počítá

  6. Řízení kategorie v čase

    60 min

    • Roční rytmus: revize, plán výběrových řízení, jednání, hodnocení dodavatelů
    • Ukazatele, které tým reálně posbírá — a ty, na které se za měsíc vykašle
    • Vykazování úspor tak, aby je finance uznaly
    • Předání kategorie, když člověk odejde nebo se přesune

Co bude tým dělat jinak

  • Tým má výdaje firmy rozřezané do stromu kategorií, který dává smysl nákupu i financím, ne jen účetnictví.
  • Tým umí z vlastních exportů spočítat, kolik firma za kategorii utratila, u koho a v kolika objednávkách.
  • Tým ví, kolikrát je tentýž dodavatel v systému založený, a má postup, jak kmen dodavatelů pročistit.
  • Každý účastník odchází s rozepsanou strategií pro jednu svou skutečnou kategorii: cíl, páka, dodavatelský scénář, termín, jméno majitele.
  • Nákupčí umí říct, proč u téhle kategorie nemá smysl vypisovat výběrové řízení, a co má smysl udělat místo toho.
  • Drobné a jednorázové výdaje (tail) jsou oddělené od kategorií, které stojí za práci, a řídí se jinak — katalogem, kartou, konsolidací.
  • Tým umí obhájit, proti čemu se úspora počítá: proti rozpočtu a proti stejnému období loni, ne proti první nabídce dodavatele.
  • Každá napsaná strategie má termín revize a majitele, takže se za rok pozná, co z ní zbylo.

Varianty dodání

Vybírá se podle toho, kde tým dnes je. Když si nejste jistí, probereme to před nabídkou.

VariantaRozsahKomu sedíCo je navíc
Základ2 dnyNákup, který kategorie zatím nemá a reaguje na příchozí požadavkyDělení výdajů na kategorie, spend analýza nad vašimi daty, segmentace a napsaná strategie pro jednu kategorii. Poslední dva bloky osnovy se zkracují na přehled.
Plný program2 + 2 dny s odstupem 6–8 týdnůNákup, který má kategoriové řízení zavést naostro, ne se o něm dozvědětMezi bloky tým zpracuje spend analýzu vlastních dat a napíše strategie. Druhý blok je jejich rozbor, oprava a plán zavedení.
Pro kategoriové manažery1–2 dnyLidé, kteří kategorii už vedou a potřebují ji vést lípBez základů. Rozbor existujících strategií, pákové scénáře, TCO, obhajoba před vedením a řízení kategorie v čase.

Pro koho

  • Vedoucí nákupu, který má z oddělení udělat kategoriové řízení a hledá pořadí kroků
  • Nákupčí, kteří mají dostat kategorii do správy a dosud hlavně vypisovali poptávky
  • Kategorioví manažeři, kteří kategorii vedou, ale strategii k ní nikdy nenapsali
  • Controlling a finance, které mají vykázané úspory schvalovat a obhajovat
  • Nákupní týmy po fúzi nebo centralizaci, kde se sjednocují data z více závodů

V jaké podobě

  • Dva dny prezenčně u vás ve firmě — základní podoba
  • Dva bloky po dvou dnech s odstupem 6–8 týdnů, mezi nimi tým pracuje na vlastních datech
  • Online v půldenních blocích, když je tým na více místech
  • Půlden jako úvod pro vedení, aby vědělo, do čeho nákup jde

Co je součástí

  • Úvodní konzultace se zadavatelem nad vaší strukturou výdajů a tím, co chcete zavést
  • Odsouhlasení exportu, který tým na školení přinese
  • Tištěné pracovní materiály a kontrolní seznam k práci nad daty
  • Nácviky postavené na vašich kategoriích a vašich dodavatelích
  • Krátké písemné shrnutí pro zadavatele — co tým zvládl a kde má mezery
  • Osvědčení o absolvování pro každého účastníka

Jak školení probíhá

  • Napíšete, kolik má nákup lidí a které kategorie chcete zavést.
  • Na úvodní konzultaci projdeme strukturu výdajů a odsouhlasíme, jaký export tým na školení přinese.
  • Dostanete návrh programu — které bloky, v jakém pořadí a v jaké variantě.
  • Školení proběhne u vás ve firmě, nebo online v půldenních blocích. Většinu času tým počítá a píše.
  • Po školení dostane zadavatel krátké písemné shrnutí. Follow-up nad tím, co tým skutečně napsal a zavedl, se domlouvá zvlášť — obvykle s odstupem 6–8 týdnů.
Účastníci školení Nákupní kliniky v sále
Práce s účastníky na celodenním školení nákupu

Na čem to stojí

Materiál, ze kterého se na školení pracuje, si můžete projít předem. Všechno je veřejné.

PhDr. Jan Vašek při školení

Kdo školí

PhDr. Jan Vašek, MSc. et MSc., PhD, PGDip

Dělá nákup od roku 1998. Prošel cestu od commodity buyera po ředitele globálního nákupu ve Valeo, Toyotě, Inergy Automotive, Automotive Lighting a Swiss Krono, většinu té doby v zahraničí.

Vystudoval filologii a aplikovanou ekonomii v Olomouci, strategii a inovace na University of Oxford, Managing Corporate Performance na Cranfield University, kde získal i doktorát, a absolvoval Program for Leadership Development na Harvard Business School.

Učí od roku 2014. Do roku 2023 působil na MIAS Business School ČVUT, od té doby na VŠCHT Praha. Školení vede sám; nemá tým lektorů, který by program odškolil místo něj.

Podrobný profil lektora

Časté otázky

Kolik lidí se může zúčastnit?

Do 12. Nad tím už nezbude čas na práci ve dvojicích a na zpětnou vazbu ke konkrétním strategiím. Větší nákup se dělí do dvou běhů.

Jde to stihnout za jeden den?

Ne. Za den se dá udělat úvod pro vedení nebo samotná spend analýza. Aby si tým odnesl napsané strategie, potřebujete dva dny — a lepší jsou dva bloky s odstupem.

Musíme přinést vlastní data?

Nemusíte, ale bez nich je to teorie. Stačí export objednávek nebo faktur za poslední rok: dodavatel, částka, datum, popis. S daty se pracuje u vás — nepřenášíme je k nám ani je nikam neukládáme. U online formátu se sdílí obrazovka, export zůstává na vaší straně.

Máme data v nepořádku. Má smysl to dělat teď?

Ano. Nepořádek v datech je téma školení, ne důvod ho odkládat. Počítejte s tím, že prvních pár hodin padne na zjištění, kolikrát je tentýž dodavatel v systému založený. To je součást práce, ne zdržení.

Dělá se to u nás ve firmě?

Standardně ano, u vás ve firmě. Stačí místnost, projektor a domluva, že tým nebude každou hodinu volaný do provozu.

Čím se to liší od konzultantského projektu?

Konzultační projekt vám dodá hotovou analýzu. Tady si ji spočítá váš tým a odnese si postup, jak ji udělat příští rok znovu. Je to pomalejší a vyžaduje to čas vašich lidí.

Jde to online?

Ano, v půldenních blocích. Nad daty se online pracuje dobře. Citlivé diskuse — kdo drží specifikaci, proč se objednává mimo smlouvu — doporučujeme dělat prezenčně, aspoň první blok.

Poptat školení

Napište pár vět o tom, koho a proč chcete školit. Ozveme se s návrhem programu a cenou.

Chcete rovnou upřesnit termíny, rozpočet a víc témat? Podrobná poptávka

Nebo rovnou:

+420 777 900 959info@nakupniklinika.cz

Uvažujete o školení u vás ve firmě?

Programy pro nákupní týmy. Každý se dá zkrátit, prodloužit nebo poskládat s dalším.

Category managementPoptat